LexPymeRegistro de jornada: cómo cumplir sin complicarte
El registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia de su tamaño o sector. No es un trámite menor: la Inspección de Trabajo lo revisa con frecuencia y su incumplimiento se sanciona como infracción grave. La buena noticia es que cumplir bien es más sencillo de lo que parece.
¿Qué exige exactamente la norma?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada empleado, día a día. El registro debe ser fiable, objetivo y accesible, y la empresa debe conservarlo durante cuatro años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección.
No basta con tener el horario en el contrato: hay que registrar lo que realmente se trabaja cada día, incluidas las horas extraordinarias.
¿Qué sistemas son válidos?
La ley no impone una tecnología concreta, así que puedes elegir el sistema que mejor se adapte a tu plantilla, siempre que garantice la fiabilidad de los datos:
- Plantillas en papel o firma diaria: válido para equipos muy pequeños, pero poco práctico y fácil de cuestionar.
- Hojas de cálculo: mejor que el papel, aunque exige disciplina y son manipulables.
- Aplicaciones de fichaje: móvil, web o terminal. Es la opción más recomendable: automatiza el registro, lo conserva y genera informes para la Inspección.
Errores que más sanciones provocan
Los problemas habituales no son por falta de sistema, sino por usarlo mal: registros que cuadran sospechosamente siempre con el horario teórico, ausencia de control de horas extra, no incluir al personal a tiempo parcial o no conservar los datos el tiempo exigido. La Inspección valora la coherencia del registro con la actividad real de la empresa.
Recomendación práctica
Implanta un sistema digital sencillo, forma a tu equipo para que fiche de verdad y revisa periódicamente que los registros reflejan la jornada efectiva. Si tienes turnos, jornada flexible o teletrabajo, conviene fijar las reglas por escrito para evitar interpretaciones.